Что ждет работодателей при переходе на прямые выплаты

Итак, с 1 января 2021 года оплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет, при рождении ребенка, а также при постановке на учет в ранние сроки беременности будет осуществляться напрямую из Фонда Социального Страхования (ФСС). При этом, работодатель, как и раньше, будет оплачивать первые три дня по листку нетрудоспособности самостоятельно.

Остаются три вида выплат, которые будут выплачиваться работодателем и потом ФСС будет возмещать понесенные расходы. Это пособия на погребение, на оплату 4 дней по уходу за ребенком-инвалидом, а также по нетрудоспособности в размерах, сверх предусмотренных 255-ФЗ, например, чернобыльцам. Однако, можно предположить, что передача этих выплат в ФСС вопрос времени.  Положительным моментом является то, что порядок и формулы расчетов пособий останутся без изменений. Изменение порядка и/или формул могло бы привести к дополнительным ошибкам и, соответственно, к неполучению пособий работниками.

Очень важный аспект введения прямых выплат для работодателя — это экономия оборотных средств. Раньше работодатель сам оплачивал пособия, а потом возмещал средства из ФСС при предоставлении полного комплекта документов и прохождения камеральной проверки. Для работника по большому счету ничего не изменилось. Работник, как и раньше, будет представлять все необходимые документы работодателю, обеспечивающем их хранение. Правда, появляется дополнительный документ – заявление от работника, в котором будет указан способ оплаты пособия.

Изначально планировалось, что оплаты пособий по временной нетрудоспособности, подвергшимся воздействию радиации, по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет, при рождении ребенка, при постановке на учет в ранние сроки беременности будут производиться только на карту национальной платежной системы МИР. Однако, на данный момент ЦБ РФ вводит послабления, которые позволяют продолжать платить пособия на карты любых платежных систем до 1 июля 2021 года.  ФСС считает, что карта МИР – это самый простой и удобный способ. Работнику необходимо будет указать в заявлении, которое он передаст работодателю, только номер карты. Вероятность ошибки передачи информации в ФСС в данном случае минимальна. В этом случае возникает необходимость открыть карту МИР.

Для работников, которые категорически против открытия карты МИР, существуют два следующих способа получения денежных средств: на счет, который не привязан к какой-либо карте, в данном случае работник должен будет представить полные банковские реквизиты, соответственно вероятность ошибки передачи данных в данном случае возрастает или почтовым переводом при предоставлении адреса места жительства.

Оплата пособий по временной нетрудоспособности может производиться на карты любых платежных систем. Можно предположить, что после 1 июля 2021 года послабления со стороны ЦБ РФ останутся для выплат по беременности и родам, при рождении ребенка, при постановке на учет в ранние сроки беременности за исключение пособий по уходу за ребенком до 1,5 лет и по временной нетрудоспособности, подвергшимся воздействию радиации.

Регламент работы с работником и ФСС будет выглядеть следующим образом: с момента представления работником всего комплекта документов работодатель будет обязан в течение 5 календарных дней сформировать реестр сведений и направить в ФСС. Фонд, в свою очередь, обработает данный реестр в течение 10 календарных дней и принимает решение о назначении и выплате пособия. Речь идет о пособиях по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка, при постановке на учет в ранние сроки беременности.  Ежемесячные пособия по уходу за ребенком будут выплачиваться с 1 по 15 число следующего месяца. При этом реестр сведений для выплаты пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет направляется один раз.

В случае обнаружения расхождений, ошибок или необходимости уточнения данных ФСС в течение 5 рабочих дней после получения реестра сведений направляет работодателю извещение. Работодатель должен будет отреагировать и отправить пояснения и/или исправленный реестр сведений в течение 5 рабочих дней. В случае нарушения сроков предоставления реестра сведений или ответа на извещение предусмотрен штраф. 

Работодатель обязан уведомлять ФСС в течение 3 дней о прекращении права работника на получение пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет в случае увольнения работника, выхода в очередной ежегодный оплачиваемый отпуск или на работу на полный рабочий день, смерти ребенка, лишении родительских прав, начала отпуска по беременности и родам и в иных случаях. Недостоверные сведения, представленные работодателем или работником, послужившие причиной переплаты пособий со стороны ФСС, подлежат возмещению ФСС работодателем или работником в зависимости от того, кто представил недостоверные сведения. 

Итак, мы видим, что на текущий момент для работодателя упрощения процесса не произошло. В течение каждого месяца необходимо строго следить за сроками получения заявлений от работников и отправкой реестров в ФСС, реагировать на извещения из ФСС и уточнять данные в установленные сроки. Следует строго контролировать точность представляемой в ФСС информации. На практике это означает перепроверку документов и расчетов пособий. Будем надеяться, что процесс взаимодействия с ФСС будет отлажен в течение 2021 года и займет меньшее количество времени. В идеале хотелось бы получить экономию времени для кадровой и финансовой структур работодателя.  

Организация с численностью 25 человек и менее сможет отправлять заявления, документы, описи на бумажных носителях, а организация с численностью более 25 человек передает в ФСС только электронный реестр сведений. Исключение составляют документы по листкам нетрудоспособности, связанные с несчастным случаем на производстве. Такие документы направляются в ФСС только на бумажных носителях.

Обращаем особое внимание, что ФСС будет осуществлять: удержание и перечисление НДФЛ с начисленных сумм, без учета стандартных налоговых вычетов, выдачу справок 2НДФЛ, справок о доходах для субсидий по запросу работника через Единый портал государственных услуг РФ или через личный кабинет ФСС, удерживать алименты из сумм назначенных пособий при получении исполнительного листа или иного исполнительного документа, направленного в адрес ФСС службой судебных приставов.

Таким образом, безусловно положительным моментом для работодателя является отсутствие необходимости тратить свои денежные средства на оплату пособий, а также собирать и оформлять документы для возмещения средств из ФСС. Однако, на данном этапе сложно говорить об экономии времени со стороны работодателя, можно лишь надеяться на налаживание процессов в будущем. Для работника компании выгода очевидна - прямые выплаты являются гарантией получения пособий.

Том Стэнсмор
Генеральный директор
Росица Бояджиева
Заместитель руководителя бухгалтерского отдела по учету заработной платы и отчетности