GESCHÄFTSFÜHRUNG VON AUßERHALB – MODERNE KOMMUNIKATIONSMÖGLICHKEITEN UND DAS RUSSLANDGESCHÄFT

Vermutlich wissen alle russlanderfahrenen Unternehmer wie kompliziert die Arbeit hier sein kann. Angefangen bei den Mentalitätsunterschieden, über bürokratische Anforderungen zu den administrativen Hürden die diesen Prozess erschweren.

Eine der Herausforderungen ist unzweifelhaft die Notwendigkeit sich quasi durchgehend in Russland aufhalten zu müssen – was großen finanziellen und zeitlichen Aufwand erfordert. Die Rechtsabteilung von EMG hat versucht herauszufinden, ob denn die durchgehende Anwesenheit eines ausländischen Geschäftsführers tatsächlich unumgänglich oder aber diese dank modernen Möglichkeiten der Kommunikationstechnik auch „von zuhause aus“ möglich ist. Insbesondere gingen wir dabei auf potenzielle Problemfelder einer solchen Vorgehensweise ein.

Rein formell ist für die Registrierung eines Unternehmens in Russland lediglich ein Internetanschluss von Nöten. Es bestehen dann zwei Möglichkeiten: Sie können alle nötigen Dokumente vorbereiten, sie mit einer digitalen Signatur versehen und an die zuständige Behörde weiterleiten. Oder aber Sie benutzen die staatliche Software „Zur Vorbereitung von Registrationsdokumenten“ und füllen online alle nötigen Formulare aus, um anschließend in elektronischer Form entsprechende Dokumente nachzusenden. Bei der zweiten Vorgehensweise kommen Sie leider dennoch nicht umhin, wenigstens einmal persönlich bei der russischen Behörde vorzusprechen, lediglich um sich auszuweisen.

Ein Unternehmer, der sich mit den praktischen Aspekten der Geschäftsführung in Russland auseinandersetzt, wird verstehen, dass die Führung eines Unternehmens stets damit verbunden ist Papiere zu signieren (Verträge, Anweisungen, Rechnungen, Lieferscheine), die Buchführung zu beaufsichtigen, seine Arbeitnehmer zu koordinieren, sowie regelmäßige Rechnungslegungen zu erbringen – Steuererklärungen und Bilanzen. Auf den ersten Blick erscheint bei diesem Aufgabenfeld ein dauerhafter Russlandaufenthalt unumgänglich – was viele Unternehmer vom Russlandgeschäft abschreckt. Dennoch ist dieses Problem nicht unlösbar und kann mithilfe moderner Technologien bewältigt werden indem ein Teil der anfallenden Geschäfte elektronisch abgewickelt wird. Zunächst existiert zur Verwirklichung dieser Arbeitsweise die digitale Signatur, die die handschriftliche vollwertig ersetzt. Sie kann ein äußerst effektives und sicheres Werkzeug bei ferngesteuerter Geschäftsführung sein.

Bei der Arbeit mit staatlichen Informationssystemen, der digitalen Signierung von Dokumenten in Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern und bei der Einreichung von digitalen Dokumenten an staatliche Organe ist eine „verstärkte, qualifizierte digitale Unterschrift“ nötig. Eine solche Unterschrift wird durch ein Zertifikat, ausgestellt von einem hierzu befähigten Institut, in ihrer Rechtskraft bestätigt und ist ab diesem Moment einer handschriftlichen gleichgestellt.

Wo kann man eine solche digitale Unterschrift bekommen? Auch hier gibt es zwei Möglichkeiten: Sie in Russland, in einem hierzu akkreditiertem Institut zu beantragen oder aber sie in einem sonstigen Land zu erwerben – allerding nur insofern die dortigen Anforderungen den russischen entsprechen.

Hierbei muss man aber wissen, dass die russischen Gesetze die Möglichkeit für ausländische Bürger eine digitale Unterschrift für sich selbst zu erwerben recht stark eingrenzen. Zunächst muss der ausländische Bürger in Russland rentenversicherungspflichtig sein und eine entsprechende Urkunde/ID besitzen. Des Weiteren benötigt er eine russische Steuer-ID. Dazu muss der ausländische Bürger eine Aufenthaltsgenehmigung besitzen oder ein „hochqualifizierter ausländischer Arbeitnehmer“ in Russland sein.

Ein ausländischer Bürger der sein Unternehmen in Russland gegründet hat, lässt also eine Unterschrift im Namen seines Unternehmens erstellen. Diese wird als Unterschrift des Generaldirektors deklariert und somit weitere Komplikationen vermieden.

Ein weiteres Problem bei dem Umgang mit digitalen Unterschriften, ist das Überschreiten der russischen Grenze mit dieser (meist werden digitale Unterschriften in Form eines USB-Sticks mitgeführt). Da die digitale Unterschrift zu kryptographischen Erzeugnissen gezählt wird, ist ihre Ausfuhr aus der Eurasischen Union eingeschränkt. Nach russischen Zollgesetzen ist zu Ihrer Aus- oder Einfuhr eine Sondergenehmigung zu beantragen.

Eine solche Sondergenehmigung muss beim Föderalen Sicherheitsdienst beantragt werden (FSB). Ein Register der genehmigungspflichtigen Güter kann auf der Homepage der Eurasischen Union eingesehen werden. (www.eaunion.org). Schließlich wird die Genehmigung der Ein- bzw. Ausfuhr ebenfalls vom FSB ausgestellt.

Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung in Unternehmens- und Rechtsberatung wagen wir die Prognose, dass eine Geschäftsführung von Außerhalb, trotz der üblichen Schwierigkeiten die Russland bereithält, dennoch durchaus möglich ist. Die digitale Unterschrift kann hierbei ein unersetzlicher Helfer werden. Digitale Kommunikationsmöglichkeiten machen eine Ferngesteuerte Unternehmensführung real.

Head of the Legal Practice
Marketing Director
Senior Legal Counsel. Auditor

Venla 1, 2016 Finland